お客様は、複数のサブスクリプション型サービスを提供するサービス業の小規模事業者様です。顧客情報や各サービスの月額支払い状況を、長らくGoogleスプレッドシートで管理されていました。
事業が順調に成長し、顧客数が1000件、提供するサブスクリプションサービスも20〜30種まで増えたことで、スプレッドシートでの管理に限界が見え始めます。行と列がどんどん増え、ファイルを開くだけで動作が重くなり、編集にもストレスがかかる状態に。
特に毎月の請求・入金確認では、Gmailに届く決済メールとスプレッドシート上の記録を手作業で突き合わせる必要があり、1日以上を要する月もあったといいます。
Salesforceを使い、顧客情報・サブスクリプションサービス・月額支払い状況を一元管理できる仕組みを、ゼロから構築しました。既存のスプレッドシートに散らばっていたデータを整理し、Salesforce上のオブジェクトとして再設計しています。
あわせて、最も手間のかかっていた「決済メールの確認・突合」作業を自動化しました。具体的な流れは以下の通りです。
CSVの取込自体はあえて手動確認を挟む設計にし、自動化によるスピードと、金額データを扱う上での確認プロセスの両立を図りました。
数値的な作業時間の短縮に加えて、「どのお客様が、どのサービスを、いつまで契約しているか」がひと目で分かる状態になったことも大きな変化でした。スプレッドシート時代は都度確認が必要だった情報が、Salesforce上で即座に把握できるようになっています。
本支援は既に完了し、現在はお客様ご自身で運用されています。
スプレッドシート管理の限界、業務の属人化、手作業の多さ——
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